Ystyr ‘nodau elusennol’ gennym yw datganiad sy’n disgrifio pwrpas y sefydliad. Rhaid i’r nodau fod er budd y cyhoedd a rhaid iddynt fod yn briodol ar gyfer gweithio gyda phlant a phobl ifanc.

Gan hyn rydym yn golygu bod yr holl incwm yn cael ei ddefnyddio i gyflawni nodau elusennol y sefydliad ac nid yw’n cael ei dalu i aelodau, cyfranddalwyr na pherchnogion.

Mae cymal diddymu neu glo asedau yn disgrifio beth fydd yn digwydd i unrhyw eiddo neu arian os bydd y sefydliad yn cau. Er mwyn bodloni ein gofynion, rhaid i’r cymal ddweud bod y rhain i’w rhoi i sefydliad nid-er-elw arall sydd â nodau elusennol tebyg.

Rhaid i Gwmnïau Buddiannau Cymunedol gael clo asedau a rhaid i hwnnw enwi’r sefydliad dan sylw y bydd cyllid yn cael ei roi iddo. Er mwyn bodloni ein gofynion, rhaid i’r sefydliad arall hwn fod â nodau elusennol tebyg.

Os nad oes gennych gymal diddymu addas neu glo asedau yn eich dogfen lywodraethu ar hyn o bryd, efallai y byddwch yn dal yn gymwys i wneud cais i ni. Os y llwyddoch i gael grant, byddem yn gofyn i chi gael hwn yn ei le cyn i ni ryddhau unrhyw arian i’ch sefydliad. Efallai y gallwn gynnig cefnogaeth i’ch helpu i gyflawni hyn.

Gan ‘annibynnol’, rydym yn golygu aelodau’r corff llywodraethu nad ydynt yn perthyn i’w gilydd nac yn byw gyda’i gilydd.

Os ydych chi’n talu aelodau o’ch corff llywodraethu am wasanaethau y tu allan i’w rôl fel aelod o’r corff llywodraethu (e.e. fel ymgynghorydd neu aelod staff sesiynol) mae’n rhaid i chi gael y canlynol:

• cytundeb ysgrifenedig sy’n esbonio beth y gellir talu i aelod o’r corff llywodraethu ei wneud, pryd, a pha mor aml y gellir ei dalu a faint y gellir ei dalu
• polisi gwrthdaro buddiannau ar waith sy’n nodi sut y bydd penderfyniadau ynghylch taliadau i unigolyn yn cael eu rheoli gan y corff llywodraethu

Os ydych chi’n elusen sydd wedi’i chofrestru gyda’r Comisiwn Elusennau yng Nghymru a Lloegr, rhaid i hyn fod yn nogfen lywodraethu eich sefydliad neu mewn dogfen arall y cytunwyd arni gan y Comisiwn Elusennau.

Os ydych chi’n elusen gofrestredig yn yr Alban, rhaid i chi fodloni’r holl amodau canlynol:

• ni ddylai fod dim yn nogfen lywodraethu’r elusen sy’n dweud na allwch dalu aelod o’ch corff llywodraethu
• mae llai na hanner ymddiriedolwyr yr elusennau yn cael eu talu gan yr elusen
• mae cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen ac ymddiriedolwr yr elusen
• mae’r cytundeb ysgrifenedig yn nodi’r uchafswm sydd i’w dalu, ac mae ymddiriedolwyr yr elusen wedi cymeradwyo’r taliad

Os ydych chi’n elusen sydd wedi’i chofrestru yng Ngogledd Iwerddon, rhaid i chi fodloni’r amodau canlynol:

• rhaid cael cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen ac ymddiriedolwr yr elusen neu’r unigolyn cysylltiedig, yn nodi’r swm neu’r uchafswm sydd i’w dalu
• rhaid i ymddiriedolwyr yr elusen gymeradwyo’r cytundeb
• mae llai na hanner ymddiriedolwyr yr elusen yn cael eu talu gan yr elusen
• ni ddylai fod dim yn nogfen lywodraethu’r elusen sy’n dweud na allwch dalu aelod o’ch corff llywodraethu
• rhaid i ymddiriedolwr yr elusen sy’n cael ei dalu beidio â chymryd rhan mewn unrhyw benderfyniadau ynghylch gwneud y cytundeb, pa mor dderbyniol yw’r gwasanaeth a ddarperir, na gosod y pris

Os ydych yn Gwmni Buddiannau Cymunedol, rhaid nodi hyn yn glir yn eich dogfen lywodraethu.

Dylai eich cyfrifon:

• beidio â bod yn fwy na 18 mis oed, a bod y Cadeirydd neu Drysorydd eich Corff Llywodraethu wedi eu llofnodi a’u dyddio
• cynnwys datganiad incwm sy’n dangos yr holl incwm a gwariant
• cynnwys mantolen sy’n rhoi manylion eich asedau, eich rhwymedigaethau a’ch cronfeydd wrth gefn (ni allwn dderbyn cyfrifon micro).

Yn ddelfrydol, dylai eich incwm, eich gwariant a’ch cronfeydd wrth gefn fod wedi’u rhannu’n weithgareddau/ cronfeydd anghyfyngedig a chyfyngedig. Fodd bynnag, rydym yn sylweddoli nad yw rheoleiddiwr rhai sefydliadau yn gofyn am hynny.

Dim ond at ddiben penodol y mae modd defnyddio Cronfeydd Cyfyngedig. Er enghraifft: mae ond yn bosibl gwario grant gan gyllidwr i gyflawni prosiect ar y prosiect hwnnw’n unig.

Mae cronfeydd anghyfyngedig yn grantiau neu’n rhoddion y gellir eu defnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n briodol i gyflawni nodau elusennol y sefydliad. Mae rhoddion gan aelodau o’ch cymuned leol yn enghraifft o roddion anghyfyngedig.

Os yw eich sefydliad yn y 12-18 mis cyntaf o weithredu ac nad oes ganddo gyfrifon eto, rhaid i chi ddarparu rhagolwg ariannol. Dylai rhagolwg ariannol gynnwys yr incwm a’r gwariant a ragwelir ynghyd â rhywfaint o gynllunio / eglurder ynghylch sut y byddwch chi’n codi arian.

Os nad yw dogfennau cyfrifon eich sefydliad yn dangos dadansoddiad o gronfeydd cyfyngedig ac anghyfyngedig neu asedau cyfredol a rhwymedigaethau cyfredol (a’i bod yn ofynnol i chi wneud hyn gan eich rheoleiddiwr), llenwch y Templed Ariannol. I lenwi’r ddogfen hon, bydd angen i chi gael cofnod o’ch incwm, eich gwariant a’ch cronfeydd wrth gefn, yn ogystal â dadansoddiad o unrhyw asedau a rhwymedigaethau cyfredol. I weld y templed ariannol a’r canllawiau, cliciwch yma.

Mae hyn yn golygu bod gwerth eich asedau cyfredol yn fwy na gwerth eich rhwymedigaethau cyfredol.

Dylai trafodion ariannol gael eu hadolygu gan ddau berson a ganiateir i awdurdodi’r taliadau hynny. Ni ddylai’r ddau awdurdodwr taliadau fod yn perthyn nac yn byw gyda’i gilydd.

Nid ydym yn derbyn polisïau sydd yn enw sefydliad arall. Er enghraifft, sefydliad partner, rhiant-sefydliad neu sefydliad cysylltiedig

Dylai hyn gynnwys pwy i’w hysbysu a sut i gysylltu â nhw.

Mae’r unigolyn hwn yn cael ei alw’n ‘Arweinydd Diogelu Dynodedig’ fel arfer. Maen nhw’n gyfrifol am wneud a rheoli atgyfeiriadau i’r gwasanaethau cymdeithasol, rhoi gwybod pan fyddant yn dod ar draws problemau a diweddaru cofnodion mewnol. Dylent gael yr wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw newidiadau yn y maes hwn a mynychu hyfforddiant i’w cefnogi i gyflawni eu rôl. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yma.

Rhaid i’r holl staff, aelodau’r corff llywodraethu a gwirfoddolwyr sy’n cael cyswllt wyneb yn wyneb â Phlant a Phobl Ifanc gael hyfforddiant diogelu rheolaidd a phriodol.

Rhaid i hyfforddiant:

• Ymdrin ag arferion gorau o ran diogelu yn ogystal â gwybodaeth am bolisïau a gweithdrefnau diogelu’r sefydliad
• Bod yn briodol i natur y gwaith
• Cael ei adnewyddu’n rheolaidd. Rydym yn awgrymu bod hyn yn digwydd o leiaf unwaith bob tair blynedd.

Dylai pawb sy’n gweithio â phlant fod yn destun archwiliadau cefndir perthnasol. Byddai’r rhain yn cynnwys y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yng Nghymru a Lloegr, Disclosure Scotland yn yr Alban neu Access NI yng Ngogledd Iwerddon. Mae hyn yn cynnwys yr holl staff, y pwyllgor rheoli, ymddiriedolwyr neu wirfoddolwyr, sy’n cael cyswllt uniongyrchol â phlant. Rhaid diweddaru archwiliadau’n rheolaidd. Rydym yn cynghori bod hyn yn digwydd o leiaf bob tair blynedd, ond byddem yn disgwyl i hyn fod yn briodol i natur y gwaith sy’n cael ei gyflawni.

Os ydych chi yng Nghymru neu yn Lloegr ac yn defnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru, dylai fod gennych broses ar waith i wirio’n rheolaidd a oes unrhyw ddiweddariadau neu newidiadau wedi bod. Rydyn ni’n cynghori bod hyn yn digwydd bob tair blynedd o leiaf, ond efallai y bydd angen i hyn ddigwydd yn amlach, yn dibynnu ar natur y gwaith sy’n cael ei gyflawni.

Os ydych chi yn yr Alban ac yn defnyddio archwiliad PVG Disclosure Scotland, does dim rhaid i chi ddiweddaru na gwirio archwiliadau cefndir. Caiff hyn ei fonitro’n barhaus gan Disclosure Scotland.

Os ydych chi’n cynnal archwiliadau cefndir yn llai aml na phob tair blynedd ar hyn o bryd, mae’n bosib y byddwch chi’n dal yn gymwys i wneud cais i ni. Os y llwyddoch i gael grant, byddem yn gofyn i chi gynnal archwiliadau cefndir amlach cyn i ni ryddhau unrhyw arian i’ch sefydliad.

I gael rhagor o wybodaeth am yr archwiliadau perthnasol yng Nghymru a Lloegr, ewch i wefan gov.uk.

I gael rhagor o wybodaeth am yr archwiliadau perthnasol yn yr Alban, ewch i wefan myscot.gov.

I gael rhagor o wybodaeth am yr archwiliadau perthnasol yng Ngogledd Iwerddon, ewch i wefan nidirect.gov.uk.